Por: Hugo Alejandro Asplindh, Jorge Almeira, Valeria Quintana*
En esta nota el Departamento Centro de Documentación Institucional y Biblioteca de la Administración Federal de Ingresos Públicos nos cuenta el trabajo que han desarrollado y la experiencia acumulada en la consolidación de un centro documental y biblioteca de carácter institucional.
I.- Introducción. Contar la experiencia.
Existen actividades que pueden explicarse en sí mismas a través de los resultados que visiblemente se dan a conocer, o sea, se difunden. Aún parcialmente, esa información resultaría valiosa y crearía una representación al difundido/usuario precisa respecto a la autosuficiencia de los datos o la información a la que accedería. Ahora bien, ¿es realmente así? ¿O existe un plano inserto en una estructura que haga que ese dato o esa información se devuelva en conocimiento? Tomando en consideración que este último concepto se define como la construcción humana que se genera a partir de la acumulación y articulación de experiencias, la comprensión del asunto de la realidad, la respuesta sería que el conocimiento es más amplio y abarcativo que la simple acumulación de datos e información, ya que requiere de la acción humana que los transforme en conocimiento.
¿Qué se pretende con un centro de documentación entonces? Justamente, crear documentos entendidos como soporte durable de contención de información decodificada (conocimiento) hecho con la intención de difundir.
A partir de allí, nos resultó interesante la propuesta de dar a conocer la experiencia que nos toca transitar en la consolidación de un proyecto de creación de un centro documental y biblioteca, de carácter institucional.
II.- El bibliotecario y la gestión de la información.
Resulta difícil pensar en desarrollar la función que actualmente nos ocupa, sin detenerse en quienes se han dedicado a guiarnos en nuestras inquietudes profesionales desde su aptitud y actitud, en una tarea quizás poco lucida pero sumamente necesaria. Si bien, como suele decirse los tiempos han cambiado principalmente con la incorporación de tecnología, cuya influencia es innegable y harto provechosa con la vertiginosa aparición de bibliotecas digitales, catálogos digitales, redes de tráfico de información, digitalización de textos, etc. etc., el bibliotecario continúa siendo un eslabón muy sensible en la gestión de la información.
III.- Acá llegamos.
A partir de la Disposición N° 166 (AFIP) del 20 de octubre de 2021, se tomó la decisión de incorporar en la estructura de la Administración Federal de Ingresos Públicos un área específica de gestión de documentación institucional y biblioteca, asumiendo el desafío de disuadir y convencer al Organismo en su conjunto respecto a los beneficios de dotar las bases de datos disponibles (física, electrónica o digital) de un método en la carga de la información sistémico, dinámico, ágil, útil y sobre todo confiable, no sólo para quien resulte ser su proveedor como también para quien la consulte.
En rigor, si bien las tareas centrales ya se venían desarrollando en el Organismo a través de la Biblioteca Electrónica y de las bibliotecas preexistentes, se entendió que era una oportunidad para amalgamar, consolidar y en definitiva jerarquizar institucionalmente la función documental, esencial a toda administración que pretenda consolidar en el tiempo su finalidad de servicio público.
Así, el área en cuestión denominada “Departamento Centro de Documentación Institucional y Biblioteca” dependiente de la Subdirección General de Asuntos Jurídicos, se ha comprometido en la necesidad institucional de su creación, destacándose el hecho de conservar funcionalmente las áreas “preexistentes”, como también su staff.
IV.- El camino común.
En gran medida el éxito de los objetivos en mira, descansa en la concientización y compromiso del conjunto del Organismo que garantice la existencia de material documental idóneo en cantidad y en calidad superior al histórico.
Es pretensión del área recrear las condiciones de excelencia que permitan cumplir con las expectativas institucionales en la dotación de volumen de información, que a la postre, resulte de utilidad y aplicación específica tanto a usuarios internos como externos al Organismo.
Por ejemplo, se busca satisfacer las consultas de un inspector del área fiscalizadora que estando en la calle requiere de datos precisos y en tiempo real, o bien la elaboración de un Dossier con información técnicamente analizada y puesta en valor, así como el acceso a material idóneo como insumo de investigaciones académicas, entre otras varias mas.
Este camino de jerarquización conlleva a que la identificación de necesidades y acciones consecuentes sea dinámica y participativa en la aproximación de soluciones sustentables en el tiempo, y ubiquen con sentido de proporcionalidad medios disponibles con objetivos propuestos.
No resulta para nada menor observar la importancia funcional que ocupan en sus estructuras áreas pares en otros Organismos afines a esta Administración, eso sí, con años de desarrollo y decisión de jerarquizarlas (cfr. CSJN, BCRA, Ministerio de Economía de la Nación, Procuración del Tesoro de la Nación, Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Nación, INAP, por citar solo algunas).
Así, se estima sumamente oportuna la decisión institucional adoptada en el particular, cuya consolidación dependerá en definitiva de la perseverancia y la convicción asumida en los altos objetivos trazados para dotar al organismo de una función relevante institucionalmente, que la acerque e integre adecuadamente a la red del conocimiento global y permita difundir eficientemente sus criterios.
V.- Acá queremos llegar.
El desafío planteado requiere audacia, sin detenerse en estructuras y competencias en la adopción de acciones estratégicas que, en su conjunto, definan la alineación de los incentivos hacia los objetivos de corto, mediano y largo plazo trazados en materia de difusión de la información.
Cabe señalar que en vistas al desempeño de áreas afines en el ámbito de la Administración Pública Nacional consolidadas hace años, la decisión adoptada no deja de ser sumamente oportuna, ya que permite receptar la específica y moderna tecnología disponible en materia documental para incorporarse sin más demoras que las propias operativas, a diversas bibliotecas y redes documentales existentes a nivel nacional como internacional.
En definitiva, la tarea emprendida implica en adelante, el compromiso firme de asumir las acciones necesarias que garanticen la confiabilidad de las bases de datos, abran el acceso a las mismas sin más restricciones que las propias de una administración de carácter público, y difunda su información con el alcance más amplio posible, es decir, transparentar, democratizar y federalizar la gestión del conocimiento en la Administración Federal de Ingresos Públicos.
VI.- Objetivos. Acciones estratégicas.
A) Concientizar sobre la relevancia de la nueva estructura:
- Encuesta (inédita por su alcance a todo el Organismo). Se destaca especialmente el pedido de acceso a criterios vigentes y a tener concentrada en un solo sitio su difusión.
- Notas mensuales en el Portal de intranet con las actividades y novedades del área.
- Creación de la página de intranet del Departamento con información de interés (próximamente publicitada en el proyectado micrositio web “Bibioteca AFIP”).
B) Posicionamiento interno y/o externo.
- Presentación formal del proyecto normativo que regula las pautas de trabajo que rigen tanto la provisión de información como su difusión.
- Reuniones con las áreas incididas directamente.
- Presentación de solicitud de convocatoria de personal para cubrir puestos en el área.
- Reuniones con áreas pares de entidades y Organismos afines a la Administración Federal.
- Lanzamiento del canal denominado NODOC –Novedades documentales-.
- Ampliación del canal denominado BORA –resumen del Boletín Oficial de la República Argentina-.
- Newsletter de Novedades y de Restauración normativa.
C) Reorganización de las bibliotecas preexistentes, fusión y digitalización.
- Despapelización, clasificación y disposición del material bibliográfico fusionado.
- Adecuación, reacondicionamiento y puesta en valor de los espacios físicos.
- Creación de un espacio adecuado para exhibición y consulta de material histórico.
- Reacondicionamiento de las salas de lectura.
- Restauración del mobiliario existente.
- Implementación de un sistema integrado de gestión bibliotecaria y elaboración de un catálogo con funcionalidad OPAC (catálogo en línea para el usuario).
- Implementación de una biblioteca digital con alcance a todo el Organismo.
- Digitalización de publicaciones internas y catalogación de contenido.
- Integración a redes de bibliotecas gubernamentales y no gubernamentales.
D) Biblioteca Electrónica: relanzamiento y puesta en valor.
La Biblioteca Electrónica recopila documentos normativos, los analiza y los publica, a disposición de todos aquellos que decidan utilizarla como fuente de información.
Aún en su formato digital –al igual que les sucede a los clásicos libros de papel-, la Biblioteca Electrónica también ha sufrido el paso del tiempo y no ha sido inmune a algunas cuestiones que la fueron deteriorando. Desde su creación en el año 1998 ha pasado por migraciones de datos, soportado los vaivenes de un software obsoleto, un tiempo de olvido y otro de restitución.
Con la incorporación a la flamante área de gestión documental, se profundizaron las acciones para ponerla en valor.
Respecto de su contenido, las normas publicadas en el Boletín Oficial, son reflejadas en la Biblioteca Electrónica antes del mediodía. Además, se amplió el abanico de normas a incorporar (dado que tenía un “tinte impositivo”).
Actualmente, se piensa a la Biblioteca Electrónica como aquella base de datos en donde se puede encontrar normativa sobre las tres materias fundamentales que hacen a la función de la AFIP –impositiva, previsional y aduanera- y aquella que, dada la actualidad y actividad pública, la atraviesa notoriamente.
Asimismo, se lleva a cabo una revisión sobre documentos publicados en años anteriores a medida que se emiten normas modificatorias y mediante relevamiento de normativa según temas específicos.
Además, a fin de que su contenido sea lo más completo posible, se está realizando un proceso de digitalización de documentos emitidos en soporte papel y se están incorporando a la base de datos.
En cuanto a su modernización, se desarrolló una nueva funcionalidad a fin de poder difundir los convenios firmados por AFIP (sólo usuarios internos).
En el afán de que sea una herramienta inclusiva, se está trabajando en un software que permita la accesibilidad para personas con capacidades diferentes: lector de pantalla, cambios en pantalla: luz, color, contraste y fuentes. Dicho software sería una funcionalidad disponible en el sitio de la Biblioteca Electrónica, disponible para todos los usuarios.
De la misma forma se pretende implementar un nuevo software de publicación que implica una mejora en la estética de las normas, en la forma de vincularlas y en la manera de mostrar información adicional.
Poner en valor a la Biblioteca Electrónica resulta esencial en la tarea de transparentar, democratizar y federalizar la gestión de la información.
VII.- “Difundir, difundir y difundir”
Como síntesis conceptual, entendemos quienes trabajamos cotidianamente en el área, que es necesario ir asentándose con pasos firmes y seguros como referentes de la gestión documental ante las demandas de información provenientes de usuarios internos y externos, potenciando las herramientas disponibles y promoviendo aquellas que vamos incorporando. Sin duda que la tecnología aplicada cumple un rol relevante, que nos permite y permitirá acceder cada vez más a parámetros de cumplimiento más ambiciosos que los hasta ahora conocidos y, en definitiva, acercar respuestas y propuestas consistentes, fundadas y sobre todo útiles a las reales necesidades.
Por ello, sostenemos sin hesitación alguna, que será la disuasión de la que podamos ser capaces de realizar un factor determinante para convencer de que la difusión es el principal valor en la dotación de la información devuelta en conocimiento.
* Departamento Centro de Documentación Institucional y Biblioteca – AFIP.
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